Inleiding

Voor en goed ver­loop van het pro­ces en om van een idee tot een con­creet pro­ject­re­sul­taat te komen is het nodig is dit pro­ces te fase­ren. Hier­voor is de in de Intro­duc­tie Pro­ject­ma­na­ge­ment beschre­ven stan­daard­fa­se­ring geko­zen als uit­gangs­punt. Deze stan­daard­fa­se­ring is geba­seerd op die van het in pro­ject­ma­na­ge­ment gespe­ci­a­li­seer­de advies­bu­reau Twynstra Gud­de en wordt ook gehan­teerd door  ande­re auteurs op het gebied van pro­ject­ma­na­ge­ment, zoals Grit¹. Dit stan­daard­mo­del is op deze web­si­te aan­ge­past aan een spe­ci­aal soort pro­jec­ten, name­lijk tentoonstellingen.

In de afge­lo­pen jaren zijn er ver­schil­len­de model­len over het ont­wik­kel­pro­ces van ten­toon­stel­lin­gen samen­ge­steld, waar­van som­mi­ge geheel of gedeel­te­lijk zijn geba­seerd op het Project­model Ten­toon­stel­lin­gen. Een voor­beeld van de laat­ste groep is het model dat Dirk Hout­graaf en Van­da Vita­li ver­zorg­de in de uit­ga­ve Mas­te­ring a Muse­um Plan².

Het voor­ge­stel­de pro­ject­mo­del is in basis een zoge­naamd cas­ca­de- of water­val­me­tho­de en komt uit de con­struc­tie­bouw. Het wordt zo genoemd omdat men het pro­ject als een line­air pro­ces orga­ni­seert waar­in eerst iede­re fase wordt afge­rond voor­dat men met een vol­gen­de fase start. Bin­nen deze  basis­struc­tuur heeft het ont­werp­pro­ces een ite­ra­tief, cyclisch karak­ter. Ove­ri­gens levert het op een juist wij­ze op een rij zet­ten van de fasen niet een gega­ran­deerd suc­ces op. Het is alleen een hulp­mid­del om het pro­ces te struc­tu­re­ren. Elke fase is in fei­te een schaal­mo­del van het gehe­le pro­ces. Ook in een onder­zoeks­fa­se zit een research­fa­se, een uit­werk­fa­se en een pre­sen­ta­tie­fa­se. Dat geldt ook voor een ont­werp­fa­se; ook daar wordt onder­zocht, uit­ge­werkt en gepre­sen­teerd. Het ver­schil tus­sen de fasen zit aldus Van Blok­land in focus en diep­gang. Samen­vat­tend stelt hij:

“op het moment dat een pro­ces line­air wordt beschre­ven is er geen moge­lijk­heid waar­op late­re fasen terug­kop­pe­len op eer­de­re fasen. Dus is het maar een ver­een­vou­digd model. De wer­ke­lijk­heid is altijd veel meer divers en ite­ra­tie­ver” ³

Omdat we ons hoofd­za­ke­lijk rich­ten op de ont­wik­ke­ling van ten­toon­stel­lin­gen die ver­haal­ge­richt zijn, beper­ken we ons tot het type pro­jec­ten met het karak­te­ris­tiek ‘com­pli­ca­ted’ zoals omschre­ven in de sys­te­ma­tiek van Dave Snow­den genaamd Cyne­fin. Dit zijn pro­jec­ten waar het ver­band tus­sen aan­lei­ding en uit­wer­king gea­na­ly­seerd moet wor­den of een vorm van onder­zoek nodig heeft of de ken­nis van een expert moet wor­den inge­zet. Dit zijn pro­jec­ten die zijn geba­seerd op good prac­ti­ce. In fei­te de aan­lei­ding van deze website.

Fasering

In dit model wor­den de vol­gen­de basis­fa­se­ring voorgesteld:

• Ini­ti­a­tief­fa­se
• Onder­zoeks­fa­se
• Ont­werp­fa­se op te delen in de vol­gen­de drie sub-fasen: 
  • Samen­stel­len Schets­ont­werp (SO)
  • Samen­stel­len Voor­lo­pig Ont­werp (VO)
  • Samen­stel­len Defi­ni­tief Ont­werp (DO)
• Bouw­fa­se
• Open­stel­lings­fa­se
• Afslui­tings­fa­se
• Eva­lu­a­tie fase

In het sche­ma hier­on­der is een over­zicht van de fasen gege­ven. Op de web­si­te wor­den de weg­werk­zaam­he­den per fase toegelicht.

Sche­ma: Stan­daard­fa­se­ring (auteur Han Meeter)

Varianten

Afhan­ke­lijk van de aard van ieder pro­ject zal de fase­ring moe­ten wor­den aan­ge­past aan de situ­a­tie om het pro­ject soe­pel en logisch te laten ver­lo­pen. Hier­on­der wor­den een aan­tal vaak voor­ko­men­de vari­an­ten op het voor­ge­stel­de pro­ject­mo­del voor ten­toon­stel­lin­gen behandeld.

Variant voor kleinere projecten

Bij deze vari­ant wordt uit effi­ci­ën­tie over­we­gin­gen fase 2 (Onder­zoeks­fa­se) en fase 3a (samen­stel­len SO) samen­ge­no­men. Dit is voor­al goed moge­lijk als er gewerkt wordt met een pro­ject­team waar­bij de ont­wer­per van­af het begin van het pro­ject deel uit maakt van het team, het­geen hier aan­be­vo­len wordt. Op deze wij­ze kan tege­lijk opgaand met het inhou­de­lijk onder­zoek het ont­wer­pen van de ten­toon­stel­ling voor­be­reid wor­den, zoals het maken van goe­de plat­te­gron­den van de tentoonstellingsruimte(-en) het inte­ke­nen van beschik­ba­re faci­li­tei­ten zoals elek­tri­ci­teit, kli­ma­to­lo­gi­sche en bevei­li­gings­in­stal­la­tie etc. Op basis van de eer­ste resul­ta­ten van het inhou­de­lijk onder­zoek kun­nen dan de eer­ste idee­ën ont­wik­keld wor­den voor de vorm­ge­ving van de ten­toon­stel­ling (het Schets­ont­werp). Omdat al deze acti­vi­tei­ten een voor­be­rei­dend karak­ter heb­ben wordt deze samen met de con­tent­fa­se de Voor­be­rei­dings­fa­se genoemd.

Bij klei­ne­re door gale­rie­ën geor­ga­ni­seer­de ten­toon­stel­lin­gen ver­valt vaak een groot deel van de bouw­fa­se. De kun­ste­naar komt zelf of samen met de gale­rie­hou­der zijn wer­ken ophan­gen of plaat­sen, daar­bij gebruik­ma­kend van de bij de gale­rie aan­we­zi­ge faci­li­tei­ten, zoals pane­len, vitri­nes en ver­lich­ting. Ook is bij dit soort ten­toon­stel­lin­gen vaak mini­maal of zelfs geen spra­ke van een ont­werp­fa­se. Er wordt ter plaat­se vaak proef­on­der­vin­de­lijk geke­ken hoe de kunst­wer­ken het bes­te te plaat­sen zijn in de tentoonstellingsruimte.

Sche­ma: Vari­ant klei­ner pro­jec­ten (auteur Han Meeter)

Variant voor grote projecten

Bij gro­te pro­jec­ten of pro­jec­ten met een lan­ge aan­loop­tijd kan het nut­tig of zelfs nood­za­ke­lijk zijn om de Ini­ti­a­tief­fa­se aan te vul­len met een Defi­ni­tie­fa­se. Deze twee fasen zijn in het stan­daard model uit effi­ci­ën­tie over­we­gin­gen samen geno­men. Ten­toon­stel­lings­pro­jec­ten zijn over het alge­meen niet zo groot dat een apar­te defi­ni­tie fase nood­za­ke­lijk is.

In gro­te­re en/of tech­ni­sche inge­wik­kel­de pro­jec­ten is het nut­tig of zelfs nood­za­ke­lijk, zeker als uit­voe­ri­ge aan­be­ste­dings­pro­ce­du­res moe­ten wor­den gevolgd, om de tech­ni­sche aspec­ten niet mee te nemen in het Defi­ni­tief Ont­werp (DO). In deze geval­len is het beter hier een apart ont­werp voor de te maken in de vorm van een Tech­nisch Ont­werp (TO). In deze opzet wordt na afron­ding van de ont­werp­fa­se met het TO, een “aan­be­ste­dings­fa­se” toe­ge­voegd voor het begin van de bouwfase.

Sche­ma: Vari­ant gro­te­re pro­jec­ten (auteur Han Meeter)

Variant voor project met fondswerving

Bij veel pro­jec­ten maakt fonds­wer­ving deel uit van het ten­toon­stel­lings­pro­ces. Gezien het tijd­ro­ven­de en ook onze­ke­re karak­ter hier­van is het goed een apar­te fase hier­voor toe te voegen.

Han­dig is om dit op een van de vol­gen­de twee momen­ten in het ten­toon­stel­lings­pro­ces te doen. De eer­ste is tus­sen de Ini­ti­a­tief­fa­se en de Onder­zoeks­fa­se. De fonds­wer­ving vindt dan plaats op basis van de alge­me­ne omschrij­ving van het pro­ject zoals weer­ge­ge­ven in het resul­taat van de eer­ste fase; het Ini­ti­a­tiefrap­port. Het twee­de moment is tus­sen de fase van het samen­stel­len VO) en  de fase van het samen­stel­len van het DO. De fonds­wer­ving vind dan plaats op basis van de veel gede­tail­leer­de­re beschrij­ving van het pro­ject zoals weer­ge­ge­ven in het VO.

Het voor­deel om dit op het eerst genoem­de moment te doen is dat men een rela­tief  klei­ne inves­te­ring hoeft te doen, name­lijk alleen de kos­ten voor het samen­stel­len van het Ini­ti­a­tiefrap­port. Nadeel van deze aan­pak is dat dit slechts een zeer glo­baal beeld geeft van het pro­ject. In de prak­tijk blij­ken veel fond­sen of ande­re geld­schie­ters toch meer gede­tail­leerd te wil­len weten hoe de ten­toon­stel­ling er uit gaat zien, voor­dat zij er een bij­dra­ge aan gaan geven. Boven­dien wordt er door veel fond­sen ver­langt dat instel­lin­gen zelf ook een for­se inves­te­ring in de door hen onder­no­men pro­jec­ten doen. Het twee­de moment onder­vangt deze pro­ble­men. Het VO geeft een veel gede­tail­leer­der beeld van het eind­pro­duct. Ook kan het behoor­lijk goed begroot wor­den. De aan­vraag is daar­om gede­tail­leer­der en kan onder­bouwd worden.

Natuur­lijk zijn er ook tus­sen­va­ri­an­ten denk­baar. Bij­voor­beeld een eer­ste fonds­wer­vings­fa­se op basis van het Ini­ti­a­tiefrap­port die zich richt op het bij­een bren­gen van de mid­de­len voor de onder­zoeks­fa­se en het samen­stel­len van het SO en VO. Geba­seerd op het met deze mid­de­len tot stand gebracht VO wordt ver­vol­gens een twee­de fond­sen­wer­vings­cam­pag­ne gehou­den om de finan­ci­ën voor de rest van het pro­ject bij­een te bren­gen. In fei­te gaat het in de eer­ste fonds­wer­vings­fa­se om het wer­ven van een risi­co-inves­te­ring. Als de twee­de fonds­wer­vings­fa­se mis­lukt zal deze inves­te­ring niet lei­den tot een direct resultaat.

Sche­ma: Vari­ant fonds­wer­ving (auteur Han Meeter)

Plan van Aanpak

Het docu­ment waar­in de voor het pro­ject geko­zen fase­ring wordt vast­ge­steld is het Plan van Aan­pak.  Waar nodig wordt dit onder­bouwd met argu­men­ten waar­om bepaal­de fasen zijn toe­ge­voegd, dan wel samen­ge­no­men. Tevens wordt in dit plan aan­ge­ge­ven waar de go– en no-go momen­ten zit­ten met betrek­king tot het star­ten van een vol­gen­de fase.