Door
Laatste bewerking: november 10, 2014

Introductie Fasering

Inlei­d­ing

Voor en goed ver­loop van het pro­ces en om van een idee tot een con­creet pro­jec­tre­sul­taat te komen is het nodig is dit pro­ces te faseren. Hier­voor is de in de Intro­duc­tie Pro­ject­man­age­ment beschreven stan­daard­faser­ing gekozen als uit­gangspunt. Deze stan­daard­faser­ing is gebaseerd op die van het in pro­ject­man­age­ment gespe­cialiseerde advies­bu­reau Twyn­stra Gudde en wordt ook gehanteerd door  andere auteurs op het gebied van pro­ject­man­age­ment, zoals Grit1. Dit stan­daard­model is op deze web­site aangepast aan een spe­ci­aal soort pro­jecten, namelijk tentoonstellingen.

In de afgelopen jaren zijn er ver­schil­lende mod­ellen over het ontwikkel­pro­ces van ten­toon­stellin­gen samengesteld, waar­van som­mige geheel of gedeel­telijk zijn gebaseerd op het Project­model Ten­toon­stellin­gen. Een voor­beeld van de laat­ste groep is het model dat Dirk Hout­graaf en Vanda Vitali ver­zorgde in de uit­gave Mas­ter­ing a Museum Plan2.

Het voorgestelde pro­ject­model is in basis een zoge­naamd cas­cade– of water­val­meth­ode en komt uit de con­struc­tiebouw. Het wordt zo genoemd omdat men het project als een lin­eair pro­ces organ­iseert waarin eerst iedere fase wordt afgerond voor­dat men met een vol­gende fase start. Bin­nen deze  basis­struc­tuur heeft het ontwerp­pro­ces een iter­atief, cyclisch karak­ter. Overi­gens lev­ert het op een juist wijze op een rij zetten van de fasen niet een gegaran­deerd suc­ces op. Het is alleen een hulp­mid­del om het pro­ces te struc­tur­eren. Elke fase is in feite een schaalmodel van het gehele pro­ces. Ook in een onder­zoeks­fase zit een research­fase, een uitwerk­fase en een pre­sen­tatiefase. Dat geldt ook voor een ontwerp­fase; ook daar wordt onder­zocht, uit­gew­erkt en gep­re­sen­teerd. Het ver­schil tussen de fasen zit aldus Van Blok­land in focus en diep­gang. Samen­vat­tend stelt hij:

“op het moment dat een pro­ces lin­eair wordt beschreven is er geen mogelijkheid waarop lat­ere fasen terugkop­pe­len op eerdere fasen. Dus is het maar een vereen­voudigd model. De werke­lijkheid is altijd veel meer divers en iter­atiever” 3

Omdat we ons hoofdza­ke­lijk richten op de ontwik­kel­ing van ten­toon­stellin­gen die ver­haal­gericht zijn, beperken we ons tot het type pro­jecten met het karak­ter­istiek ‘com­pli­cated’ zoals omschreven in de sys­tem­atiek van Dave Snow­den genaamd Cynefin. Dit zijn pro­jecten waar het ver­band tussen aan­lei­d­ing en uitwerk­ing geanaly­seerd moet wor­den of een vorm van onder­zoek nodig heeft of de ken­nis van een expert moet wor­den ingezet. Dit zijn pro­jecten die zijn gebaseerd op good prac­tice. In feite de aan­lei­d­ing van deze website.

Faser­ing

In dit model wor­den de vol­gende bas­is­faser­ing voorgesteld:

  • Ini­ti­ati­ef­fase
  • Onder­zoeks­fase
  • Ontwerp­fase op te delen in de vol­gende drie sub-fasen:
    • Samen­stellen Schet­son­twerp (SO)
    • Samen­stellen Voor­lopig Ontwerp (VO)
    • Samen­stellen Defin­i­tief Ontwerp (DO)
  • Bouw­fase
  • Open­stellings­fase
  • Afs­luit­ings­fase
  • Eval­u­atie fase

In het schema hieron­der is een overzicht van de fasen gegeven. Op de web­site wor­den de weg­w­erkza­amhe­den per fase toegelicht.

Schema: Standaardfasering (auteur Han Meeter)

Schema: Stan­daard­faser­ing (auteur Han Meeter)

Vari­anten

Afhanke­lijk van de aard van ieder project zal de faser­ing moeten wor­den aangepast aan de sit­u­atie om het project soe­pel en logisch te laten ver­lopen. Hieron­der wor­den een aan­tal vaak voorkomende vari­anten op het voorgestelde pro­ject­model voor ten­toon­stellin­gen behandeld.

Vari­ant voor kleinere pro­jecten

Bij deze vari­ant wordt uit effi­ciën­tie over­weg­in­gen fase 2 (Onder­zoeks­fase) en fase 3a (samen­stellen SO) samengenomen. Dit is vooral goed mogelijk als er gew­erkt wordt met een pro­ject­team waar­bij de ontwer­per vanaf het begin van het project deel uit maakt van het team, het­geen hier aan­bev­olen wordt. Op deze wijze kan tegelijk opgaand met het inhoudelijk onder­zoek het ontwer­pen van de ten­toon­stelling voor­bereid wor­den, zoals het maken van goede plat­te­gron­den van de tentoonstellingsruimte(-en) het inteke­nen van beschik­bare faciliteiten zoals elek­triciteit, kli­ma­tol­o­gis­che en beveilig­ingsin­stal­latie etc. Op basis van de eerste resul­taten van het inhoudelijk onder­zoek kun­nen dan de eerste ideeën ontwikkeld wor­den voor de vor­mgev­ing van de ten­toon­stelling (het Schet­son­twerp). Omdat al deze activiteiten een voor­berei­dend karak­ter hebben wordt deze samen met de con­tent­fase de Voor­berei­d­ings­fase genoemd.

Bij kleinere door galerieën geor­gan­iseerde ten­toon­stellin­gen ver­valt vaak een groot deel van de bouw­fase. De kun­ste­naar komt zelf of samen met de galeriehouder zijn werken ophangen of plaat­sen, daar­bij gebruik­mak­end van de bij de galerie aan­wezige faciliteiten, zoals pan­e­len, vit­rines en ver­licht­ing. Ook is bij dit soort ten­toon­stellin­gen vaak min­i­maal of zelfs geen sprake van een ontwerp­fase. Er wordt ter plaatse vaak proe­fondervin­delijk gekeken hoe de kunst­werken het beste te plaat­sen zijn in de tentoonstellingsruimte.

Schema: Variant kleiner projecten (auteur Han Meeter)

Schema: Vari­ant kleiner pro­jecten (auteur Han Meeter)

Vari­ant voor grote pro­jecten

Bij grote pro­jecten of pro­jecten met een lange aan­loop­tijd kan het nut­tig of zelfs noodza­ke­lijk zijn om de Ini­ti­ati­ef­fase aan te vullen met een Defin­i­tiefase. Deze twee fasen zijn in het stan­daard model uit effi­ciën­tie over­weg­in­gen samen genomen. Ten­toon­stelling­spro­jecten zijn over het alge­meen niet zo groot dat een aparte defin­i­tie fase noodza­ke­lijk is.

In grotere en/of tech­nis­che ingewikkelde pro­jecten is het nut­tig of zelfs noodza­ke­lijk, zeker als uitvo­erige aanbeste­d­ing­spro­ce­dures moeten wor­den gevolgd, om de tech­nis­che aspecten niet mee te nemen in het Defin­i­tief Ontwerp (DO). In deze gevallen is het beter hier een apart ontwerp voor de te maken in de vorm van een Tech­nisch Ontwerp (TO). In deze opzet wordt na afrond­ing van de ontwerp­fase met het TO, een “aanbeste­d­ings­fase” toegevoegd voor het begin van de bouwfase.

Schema: Variant grotere projecten (auteur Han Meeter)

Schema: Vari­ant grotere pro­jecten (auteur Han Meeter)

Vari­ant voor project met fondswerving

Bij veel pro­jecten maakt fondswerv­ing deel uit van het ten­toon­stelling­spro­ces. Gezien het tij­drovende en ook onzekere karak­ter hier­van is het goed een aparte fase hier­voor toe te voegen.

Handig is om dit op een van de vol­gende twee momenten in het ten­toon­stelling­spro­ces te doen. De eerste is tussen de Ini­ti­ati­ef­fase en de Onder­zoeks­fase. De fondswerv­ing vindt dan plaats op basis van de algemene omschri­jv­ing van het project zoals weergegeven in het resul­taat van de eerste fase; het Ini­ti­atiefrap­port. Het tweede moment is tussen de fase van het samen­stellen VO) en  de fase van het samen­stellen van het DO. De fondswerv­ing vind dan plaats op basis van de veel gede­tailleerdere beschri­jv­ing van het project zoals weergegeven in het VO.

Het voordeel om dit op het eerst genoemde moment te doen is dat men een relatief  kleine invester­ing hoeft te doen, namelijk alleen de kosten voor het samen­stellen van het Ini­ti­atiefrap­port. Nadeel van deze aan­pak is dat dit slechts een zeer globaal beeld geeft van het project. In de prak­tijk blijken veel fond­sen of andere geld­schi­eters toch meer gede­tailleerd te willen weten hoe de ten­toon­stelling er uit gaat zien, voor­dat zij er een bij­drage aan gaan geven. Boven­dien wordt er door veel fond­sen ver­langt dat instellin­gen zelf ook een forse invester­ing in de door hen onder­nomen pro­jecten doen. Het tweede moment onder­vangt deze prob­le­men. Het VO geeft een veel gede­tailleerder beeld van het eind­prod­uct. Ook kan het behoor­lijk goed beg­root wor­den. De aan­vraag is daarom gede­tailleerder en kan onder­bouwd worden.

Natu­urlijk zijn er ook tussen­vari­anten denkbaar. Bijvoor­beeld een eerste fondswerv­ings­fase op basis van het Ini­ti­atiefrap­port die zich richt op het bijeen bren­gen van de mid­de­len voor de onder­zoeks­fase en het samen­stellen van het SO en VO. Gebaseerd op het met deze mid­de­len tot stand gebracht VO wordt ver­vol­gens een tweede fond­sen­werv­ingscam­pagne gehouden om de finan­ciën voor de rest van het project bijeen te bren­gen. In feite gaat het in de eerste fondswerv­ings­fase om het wer­ven van een risico-investering. Als de tweede fondswerv­ings­fase mis­lukt zal deze invester­ing niet lei­den tot een direct resultaat.

Schema: Variant fondswerving (auteur Han Meeter)

Schema: Vari­ant fondswerv­ing (auteur Han Meeter)

Plan van Aanpak

Het doc­u­ment waarin de voor het project gekozen faser­ing wordt vast­gesteld is het Plan van Aan­pak.  Waar nodig wordt dit onder­bouwd met argu­menten waarom bepaalde fasen zijn toegevoegd, dan wel samengenomen. Tevens wordt in dit plan aangegeven waar de go– en no-go momenten zit­ten met betrekking tot het starten van een vol­gende fase.

  1. Zie Grit, R. Pro­ject­man­age­ment pag. 30 (Gronin­gen 2000)
  2. Hout­graaf, D., Vitali, V., Mas­ter­ing a Museum Plan, (Lei­den, Ply­mouth 2008)
  3. mail wis­sel­ing Blokland/Meeter d.d. 23 novem­ber 2012